Integrierte Dokumentenverwaltung (DMS - Document Management System)

Die beste Grundlage für ein umfassendes Dokumenten-System sind die Daten eines umfassenden Branchen-Software-Systems. Denn praktisch alle Dokumente haben einen Bezug zu Stamm- und Bewegungsdaten einer umfassenden betrieblichen Verwaltung - wie sie Digisoft-BranchenSoftware bietet.

Es gibt zwar externe Lösungen - oft inklusive Scan-System - aber diese sind teilweise recht teuer und lassen sich nicht so einfach oder gar nicht mit den Daten der betrieblichen Verwaltung verknüpfen.

Mit der Integration einer Dokumentenverwaltung in Digisoft Branchen-Software wird beides verknüpft: Dokumente und Daten - und das Ganze kostet keinen Cent mehr.

Dokumentenverwaltung mit System

Die neue Dokumentenverwaltung verknüpft nicht nur Daten der Software mit Dokumenten, sondern führt die Dokumente auch mit dem Dateisystem der Software zusammen. Die ausgewählten Dokumente bleiben am Ursprungsort unberührt und werden in das Dokumenten-Dateisystem der Software kopiert. Dadurch bleiben Dokumente und Daten immer im Zusammenhang, ob zur Datensicherung oder zum Transfer auf neue Rechner.

Derzeit werden zwei Verfahren zur Datenverknüpfung und -Verwaltung eingesetzt: Dokumente zu Stammdaten und Dokumente zu Buchungsdaten. - Weitere Verfahren sind möglich und werden bei Bedarf ergänzt.

Dokumente zu Stammdaten

Zu Stammdaten kann jeweils eine Vielzahl an Dokumenten vorgehalten werden.: Je nach Software-Ausgabe zu allen Adressdaten (Kunden,  Mieter, Eigentümer, Kreditoren, allgem. Adressen, etc.), allen Mandanten, allen Objekten, Objekteinheiten, Mieterverwaltung, Eigentümerverwaltung, Produkten und Leistungen.

Mit den Stammdaten können fast unzählige Dokumente verbunden werden. Dazu werden Tabellen je Stammdatensatz geführt, die mit den Funktionen „Hinzufügen“, „Entfernen“, „Aufwärts / Abwärts Verschieben“, „Auf- / Ab-Sortieren“, „Löschen“ sowie je Zeile „Auswählen / Zuweisen“ und „Ansehen / Bearbeiten“ versehen sind. Der Dateiname des Dokuments bleibt erhalten.

Hier sind fast alle Dateiformate verwendbar, typischerweise das PDF-Format aber auch editierbare Dokumentenformate (txt, rtf, odf, doc, docx, xls, xlsx …) und Bilder oder Zeichnungen (jpg, bmp, …). Mit der Funktion „Ansehen/Bearbeiten“ wird das zugehörende Standardprogramm (App) unter Windows aufgerufen.

Bei den Produkten/Leistungen können beispielsweise alle eingesetzten Geräte und deren Bedienungsanleitungen und Informationen vorgehalten werden. Selbst ein Verweis auf eine Internetseite ist hier möglich.

So können in Zukunft alle Dokumente leicht abgelegt, wieder aufgefunden, angezeigt, bearbeitet, gedruckt werden. Und die Dokumente sind in das Dateisystem der Software mit Ordnungskriterien integriert.
 

Dokumente zu Buchungsdaten

Zu den Buchungsdaten kann jeweils ein Dokument im üblichen PDF-Format abgelegt
werden. So steht für jede Grundbuchung, jede Belegbuchung (Dialogbuchung) der gebuchte Beleg immer zur Verfügung - und das sowohl im Journal, in Belegbüchern, Kontenblättern etc.  So ist zu jeder Buchung sofort das Dokument einsehbar und nutzbar.

Auch diese Dokumente werden automatisch mit der Zuweisung in das Dateisystem der Software integriert, erhalten aber einen codierten Dateinamen und werden geordnet abgelegt.